DAVEL, le nouvel héraut des Archives cantonales vaudoises

A la faveur de la manifestation publique marquant les 25 ans de présence des Archives cantonales vaudoises, sur le site universitaire de Lausanne-Dorigny, les Archives cantonales vaudoises ouvrent officiellement, ce jour, leur base de données DAVEL (acronyme pour Description des Archives cantonales Vaudoises sous une forme Electronique), soit l'ensemble des données d'inventaires qui identifient et décrivent les documents d'archives conservés par elles.

Ce sont les inventaires de 3262 fonds et collections qui sont ainsi consultables en ligne, sous l’adresse

http://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspx

L’ouverture publique de DAVEL a été un des principaux objectifs assignés à la base de données créée en décembre 1996. Par comparaison avec les autres dépôts d’archives suisses, cette base de données a été constituée tardivement. Son retard l’a néanmoins servie ; en effet, elle a été fondée sur la norme générale et internationale de description archivistique qui venait d’être diffusée et sur le partenariat avec les Archives d’Etat de Genève qui avait développé depuis 1986 une application pour la description des ses fonds d’archives.

La base de données DAVEL, c’est:

• une somme d’expériences accumulées depuis 1996 qui ont constitué dans l’institution un savoir-faire en matière de structuration et de présentation des données d’inventaires ;
• l’outil indispensable pour la gestion interne des fonds d’archives ;
• une des deux bases de données (la seconde étant Panorama) administrée par les Archives cantonales vaudoises à l’aide de scopeArchiv
• l’affirmation des pratiques professionnelles actuelles, en matière de description d’archives ;
• l’interface privilégiée entre les Archives cantonales vaudoises d’une part et l’administration cantonale vaudoise et les usagers de l’institution d’autre part ;
• plus de 120’000 notices décrivant des documents d’archives ;
• plus de 1’500 notices identifiant des producteurs d’archives dont plus de 1’000 comprennent des notes sur l’histoire de ces personnes, familles ou collectivités ;
• la description sommaire de tous les fonds et collections que conservent les Archives cantonales vaudoises ;
• la description détaillée de 96% des fonds et collections que conservent les Archives cantonales vaudoises ;
• plus de 1’800 inventaires sous forme de fichiers PDF rattachés aux notices des fonds d’archives sur lesquels des recherches plein texte sont possibles ;
• l’accès à des données décrivant les producteurs des fonds d’archives (collectivités, personnes ou familles) ;
• le passage progressif à une indexation en langage contrôlé. En faisant le choix, en 2009, du Vocabulaire RERO, l’indexation par vocabulaire contrôlé des descripteurs matières, lieux et personnes est en cours d’harmonisation et de simplification. Elle constitue une approche originale de la base de données DAVEL.
• la participation depuis début 2009 au Groupe des utilisateurs de l’application métier scopeArchiv ;
• un serveur UNIX, Solaris 8 ; un système de gestion de base de données Oracle 10.2.0.4 ; 20 Go de données (sans les fichiers liés).

L’ambition est de remplacer l’ensemble des fichiers PDF des inventaires par des inventaires interrogeables et structurés dans DAVEL. Les travaux de conversion automatique des données ont commencé.

Les Archives cantonales  gèrent parallèlement la base de données Panorama qui réunit les données d’inventaires des Archives communales de toutes les communes vaudoises, des origines à 1961. Les documents d’archives décrits dans Panorama sont conservés dans les communes. Les Archives cantonales vaudoises assument l’hébergement, la coordination et l’administration de cette plateforme.

acv