«Sicher und sichtbar»: Digitalisierte Akten im Staatsarchiv Basel-Stadt

Mit dem kürzlich abgeschlossenen Projekt «Informatisierung III» (2008–2011) setzt das Staatsarchiv Basel-Stadt einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zum zeitgemässen Archiv: Erste zentrale Archivbestände sind digitalisiert, die Originale werden geschont. Die Möglichkeiten zur Online-Recherche und -Lektüre von Archivgut sind ausgebaut. Für die Langzeitarchivierung digitaler Unterlagen stehen Infrastrukturen bereit.

Bilder: zVg

Bild: So sind die neu digitalisierten Archivalien direkt am Bildschirm einsehbar.

Ab sofort ist eine neue Tranche digitalisierter Archivalien im Online-Archivkatalog einsehbar. Das aktuelle Online-Angebot des Staatsarchivs umfasst insgesamt ca. 40’000 Bilddokumente und rund 420’000 Seiten Schriftdokumente. Digitalisiert wurden im Projekt «Informatisierung III» rund 59 Laufmeter Akten. Im Archiv lagern insgesamt ca. 18,5 Laufkilometer Dokumente.

Das Staatsarchiv Basel-Stadt steht mit seiner Informatisierungsstrategie im schweizerischen und internationalen Vergleich in vorderster Reihe. Auch andere Archive wie etwa das Staatsarchiv Zürich oder das Landesarchiv Baden-Württemberg investieren systematisch in Infrastruktur und Benutzungsangebote, um für die Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerüstet zu sein.

Digitalisierung von Archivalien

Das Staatsarchiv Basel-Stadt liess im Rahmen des Projekts «Informatisierung III» folgende Dokumente als Bilder scannen:

ausgewählte Stadt-, Hochbau-, Vermessungspläne (994 Stück)
ausgewählte Urkunden (85 Stück)
Protokolle des Grossen Rats 1690-1993 (154 Bände) (Protokolle: Grosser Rat)
Protokolle des Kleinen Rats resp. des Regierungsrats 1587-1918 (290 Bände) (Protokolle: Kleiner Rat, ab 1875 Regierungsrat)
Rats- oder Urfehdebücher 1387-1789 (43 Bände) (Ratsbücher O 1-41: Urfehdebücher)
Repertorien zu den Geburts-, Ehe- und Totenregistern 1876-1928 (108 Bände) (Civilstand L 3.1 – N 4.2)
Register zu den Kirchenbüchern 1529-1869 (59 Bände) (JD-REG 6e 1 1 – 4 7)
Tonprotokolle des Verfassungsrats 1999-2005 (53 VHS-Kassetten) (VR-REG 2a)
Tonprotokolle des Grossen Rats 1989-2005 (770 VHS-Kassetten) (Protokolle: Grosser Rat: Tonbänder)
Kataloge zu den Bild-Beständen des Stadt- und Münstermuseums und der Negativsammlung (Karteikarten)
Krankengeschichten Kinderspital 1862-1864 (1 Band)
Dozentenkartei Universität 1820-1963 (Karteikarten)
Filme aus verschiedenen Beständen (420 Filmrollen)

Benutzung

Zu finden sind die digitalisierten Archivalien im Online-Archivkatalog. Dazu wird in der erweiterten Volltextsuche einfach der gesuchte Begriff eingegeben und weiter unten die gewünschte Archivalienart (Bild, Akte, Plan, Urkunde) ausgewählt. In der Resultatliste sind die digitalisierten Dokumente hervorgehoben.

Mit der Feldsuche erhält man einen Überblick über alle digitalisierten Dokumente, wenn man beim Feld «Digitalisat vorhanden» die Option «Ja» und weiter unten die gewünschte Archivalienart auswählt.

Die digitalisierten Archivalien lassen sich im Online-Archivkatalog mittels des integrierten Bildbetrachters «StABS-Viewer» durchblättern, vergrössern, als PDF-Datei speichern und ausdrucken.

Die digitalisierten Tonprotokolle sind nicht online verfügbar, die digitalisierten Filme nur zum Teil. Diese Dateien können vorerst nur im Lesesaal eingesehen werden.

Die digitalisierten Protokolle von Kleinem Rat und Regierungsrat können aus technischen Gründen erst später online geschaltet werden.

Für die Reproduktion digitalisierter Archivalien ist eine Bewilligung einzuholen.

Archivierung von digitalen Akten

Das Staatsarchiv entwickelte spezielle Software-Teile und definierte die nötigen Arbeitsabläufe, um elektronische Akten übernehmen und archivieren zu können. Dazu gehört zum Beispiel der Aufbau einer Speicher-Infrastruktur oder die Anpassung der Ablieferungsprozesse. Als Pilotprojekt wurden mit den neu geschaffenen Werkzeugen elektronische Daten der Polizei ins Staatsarchiv übernommen. Zudem besteht nun eine Abfrageschnittstelle für Adressdaten im Kantonalen Datenmarkt.

Gesamtstrategie

Das Staatsarchiv setzt mit dem Projekt «Informatisierung III» (2008-2011) seine im ausgehenden 20. Jahrhundert begonnenen Modernisierungsschritte fort. 1999 wurde das Archivinformationssystem scopeArchiv entwickelt; es folgte die Website mit Informationen über das Archiv. In einem nächsten Schritt wurde 2005 der Archivkatalog online zugänglich, mit ersten digitalisierten Bilddokumenten. Die allgemeine Informatisierung der Verwaltungstätigkeit und die wachsende Bedeutung der Online-Nutzung erforderten 2008 dann den jüngsten Schritt.

Das Staatsarchiv wird sich in den kommenden Jahren mit Folgeprojekten weiter für den Schutz von originalem, oft gefährdetem Archivgut wie auch für die einfachere Benutzbarkeit von Akten einsetzen. Eine vollständige Digitalisierung der Archivbestände ist aus Kostengründen undenkbar.

Kontakt:

http://www.staatsarchiv.bs.ch/ueber-uns/aktuell/aktuell-sicher-und-sichtbar.htm