Neues Tool für die Erstellung von Ordnungssystemen

Das Erstellen eines Ordnungssystems (Registraturplan, Aktenplan) stellt eine Organisation vor eine grosse Herausforderung – nicht nur organisatorisch, sondern auch technisch: Ordnungssysteme werden oft in Exceltabellen erstellt und dabei muss viel manuell nachgetragen werden. Um die Erarbeitung und die weitere Pflege eines Ordnungssystems zu unterstützen, hat das Bundesarchiv neu das OS-Tool entwickelt.

Das OS-Tool ermöglicht es, auf einfache Art ein Ordnungssystem (OS) inklusive Metadaten zu erstellen. So ist im OS-Tool zum Beispiel die hierarchische Baumstruktur mit der Zehnergliederung hinterlegt und Positionen oder Gruppen werden beim Verschieben neu nummeriert sowie die durchgehenden Positionen für Allgemeines und Verschiedenes automatisch eingefügt.

Die generischen Führungs- und Supportaufgaben sind als Vorschlag bereits beim Starten des Tools vorhanden. Sämtliche Änderungen werden aufgezeichnet, so dass die Erarbeitung nachverfolgt und jederzeit wieder auf eine ältere Version zurückgegriffen werden kann.

Speziell für die Bundesverwaltung ermöglicht das Tool auch die prospektive Bewertung (Bestimmung der Archivwürdigkeit), den Import der Daten in eine GEVER-Standardanwendung und die Meldung von Aktualisierungen, nachdem das Ordnungssystem vom Bundesarchiv abgenommen worden ist.

Das OS-Tool kann zusammen mit dem Benutzerhandbuch kostenlos beim Bundesarchiv bezogen werden.

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Link: OS-Tool

Kontakt:

Dr. Krystyna W. Ohnesorge

Abteilungschefin

Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Schweizerisches Bundesarchiv BAR

Abteilung Informationsüberlieferung

Archivstrasse 24

CH-3003 Bern

Telefon: +41 31 324 58 27